Aller directement au contenu

5 trucs pour un congrès réussi

L’arrivée du printemps est aussi le signe du retour des nombreux congrès, colloques et événements d’affaires en tous genres. Ils se succèdent à un rythme effréné, ce qui n’est pas de tout repos quand on est congressiste. Et en tant qu’organisateur, on peut nous aussi avoir «de la broue dans le toupet» quand vient de le temps de planifier cet événement d’envergure. Voici donc 5 conseils simples à garder à l’esprit afin de tirer le meilleur de notre congrès et de faire de la rencontre une vraie réussite.

Définir le but de l’événement

Avant de convoquer les présentateurs et d’organiser des démonstrations, il convient de déterminer dans quel but le congrès est organisé. Est-ce pour séduire une nouvelle clientèle ou pour fidéliser la clientèle existante? Est-ce l’occasion pour des professionnels d’un domaine précis de se rencontrer et de partager leur expertise? Est-ce pour présenter un nouveau produit? Est-ce pour faire l’état d’avancées ou de percées dans un champ de connaissance? Définir le but de l’événement permettra aux organisateurs de toujours suivre une ligne directrice et d’éviter les distractions et les activités inutiles qui ne contribuent pas à la mission de l’événement.

Mettre l’accent sur les présentateurs, et non les sujets

Il faut y aller dans l’ordre inverse: plutôt que de déterminer des sujets précis puis de courtiser des présentateurs, il vaut mieux choisir les intervenants et leur demander ensuite de proposer des sujets. Ainsi, les présentateurs se sentiront plus à l’aise de parler de leur champ d’expertise et ils seront plus intéressants et dynamiques que s’ils doivent s’en tenir à un sujet précis qui s’éloigne de leur compétence. De plus, les congressistes se basent souvent sur les invités pour faire leur choix de conférence plutôt que sur le sujet abordé. En misant sur la notoriété d’un présentateur, on s’assure d’avoir la meilleure présentation qui soit.

Carte d'affaires

Planifier un horaire réaliste

Dans les congrès, il n’est pas rare que l’on court d’une salle à l’autre en proie à l’angoisse de manquer quelque chose. Ce faisant, on rate souvent la fin d’une conférence intéressante ou le début d’une autre. Pour éviter ceci, il faut planifier un horaire qui tienne compte des sujets des présentateurs et des possibles débordements. Il faut éviter de planifier en même temps deux séances qui portent sur des sujets connexes, puisqu’elles intéresseront sûrement le même public. De plus, une période de questions devrait toujours être à l’horaire: s’il n’y a pas de questions, cela laissera au moins le temps aux congressistes de passer à une autre conférence sans se sentir bousculés.

Prévoir du temps pour le réseautage

À l’horaire, on devrait aussi prévoir une plage pour permettre aux congressistes de réseauter et de relaxer. Il ne suffit pas d’une pause entre deux conférences pour créer des liens, il vaut donc mieux planifier un moment précis pendant le congrès où les participants pourront échanger entre deux.

Choisir le bon endroit

Finalement, même une planification hors pair ne peut sauver un congrès si l’endroit choisi n’est pas agréable. Des salles spacieuses, des meubles confortables et du bon service assureront la touche finale à un congrès réussi. Alors, pourquoi ne pas le faire au Château Mont-Sainte-Anne?

Pour d’autres bons trucs, on peut consulter l’article «10 trucs pour faire lever votre congrès». 

Vous souhaitez vivre une expérience hors du commun et séjourner au Château Mont-Sainte-Anne?
Informez-vous à propos des forfaits disponibles ou inscrivez-vous à notre Infolettre pour rester informé des activités et des nouveautés.

Aucun commentaire pour l'instant

Répondre

Vous pouvez utiliser du HTML de base dans votre commentaire. Votre adresse courriel ne sera pas affichée.

Abonnez-vous à ce commentaire via RSS