Certification « 4 clés vertes » par l’Association des hôtels du Canada
Quatre Clés vertes sont décernées à un hôtel qui a démontré un leadership au niveau national et un engagement visant à protéger l'environnement par l'intermédiaire d'une vaste gamme de méthodes et politiques. L'hôtel possède des programmes perfectionnés qui impliquent la gestion, les employés, les clients et le public et qui ont produit des résultats importants et mesurables.
www.hacgreenhotels.com/site/about/index.htm

Certification  de niveau II « Mise en oeuvre » du programme ICI ON RECYCLE
Pour les actions menées en faveur de la réduction à la source, du réemploi, du recyclage et de la valorisation des matières résiduelles.
www.recyc-quebec.gouv.qc.ca

Certification de la « Table des saveurs du Terroir » par la Fédération Agricotours du Québec
Nouveau concept de restauration mettant en valeur les produits issus du terroir québécois et les particularités culinaires de nos belles régions. Autant de saveurs à découvrir que de façons de servir les produits du Québec selon un savoir-faire culinaire bien de chez nous.
www.tablesetrelaisduterroir.com

Hôtel affiche sur le site de RQFE, Réseau québécois des femmes en environnement
Informe et sensibilise la population sur l’environnement et sur les liens entre l’environnement, les femmes et la santé; S’implique dans le développement et la diffusion de nouvelles connaissances dans les domaines concernés par la mission, entre autre en contribuant à des activités de recherche; Contribue à la protection de l’environnement et au développement durable par des actions concrètes.
www.rqfe.org

Le Château Mont Sainte-Anne (CMSA) vous présente le guide de l’organisation des réunions/congrès écoresponsables (vert) créé spécialement à l’intention des organisateurs d’événements. On partage avec vous nos standards pour travailler main dans la main vers un événement rempli de succès.

L’embauche  locale c’est notre priorité! Nous somme un des employeurs les plus importants de la Côte-de-Beaupré. Nous privilégions l’achat chez des fournisseurs locaux, soit pour l’alimentation, l’imprimerie, les communications, le design, le fleuriste, les activités de groupe, sportives et historiques etc.

Quoi?
Un événement vert commence dès le début. Des considérations environnementales durant toutes les étapes de planification permettent de minimiser l’impact négatif sur l’environnement.

Pourquoi?
Parce que c’est possible pour tout le monde de faire une différence. Tourisme Montréal a partagé la notion suivante que nous endossons au Château Mont-Sainte-Anne: « les défis de la gestion environnementale sont des enjeux incontournables pour toutes les organisations dans le monde d’aujourd’hui.»

Voici d’autres raisons :

• pour sensibiliser les participants, les fournisseurs et les partenaires
• pour être un leader dans votre industrie, organisation, entreprise
• pour créer un standard à suivre pour votre événement, axé sur la diminution des déchets
• attirer l’intérêt des médias
• possibilité d’avoir des commanditaires intéressants
• sympathie du public

Comment?
En appliquant le principe des 3RV, un programme de Recycle Québec.

Réduction: Réduire à la source, c’est le mot clé pour produire moins de déchets. Avec l’utilisation de la vaisselle durable, le covoiturage, l’utilisation du courriel, l’impression recto verso etc.

Réemploi: Récupérer les cocardes utilisées, les affiches sans date, le verso des feuilles imprimées d’un côté.

Recyclage: Le recyclage et le réemploi sont les méthodes les plus fréquemment utilisées pour valoriser les déchets. À l’hôtel, le fichier dans le répertoire peu vous guider dans le recyclage. Ex. le papier sert à faire des sacs bruns, litière des chats etc.

Valorisation: Le recyclage et le réemploi sont les méthodes les plus fréquemment utilisées pour valoriser les déchets. Des résidus organiques deviennent du compost qui peut enrichir la terre de nos plates-bandes

• Communication entre la coordonnatrice et le client par courriel ou téléphone pour être plus efficace, économiser du temps, de l’argent et produire moins de gaz à effets de serre liés au transport;
• Détails entrés dans notre système informatique et partagés avec tous les départements;
• Guide de planification envoyé par courriel;
• Utiliser du papier 30% recyclé post consommation;
• Utiliser les feuilles recto verso;
• Recycler les cartouches d’encre et les piles;
• Favoriser l’imprimerie locale pour votre matériel, ça évite du transport et de l’argent;
• Favoriser les forfait « zéro carbone », « récupération et compostage », « sensibilisation », « évaluation » et « opération » de la compagnie Takt-etik pour optimiser votre événement écoresponsable avec un bilan des matières recueillies lors de l’événement (kevin@takt-etik.com / www.takt-etik.com);
• Suivre les pratiques du « Guide du bureau vert, groupe Desjardins » www.desjardins.com/fr/a_propos/profil/difference/guide.

• Mention sur notre site web de votre effort vers un événement écoresponsable;
• Pour les grands événements l’hôtel va contacter la CLD et le journal pour faire une annonce dans la région.

• Partager vos commentaires, idées, questions avec notre coordonnatrice par courriel ou téléphone – en évitant le fax;
• Enregistrer le guide planification sur votre « bureau » pour travailler directement avec;
• Utiliser du papier recyclé pour toutes vos impressions;
• Favoriser l’impression recto verso;
• Recycler encre, piles etc. dans votre établissement;
• Considérer dans votre budget, une compagnie d'écoconseillers qui travaillent main dans la main avec le client et l’hôtel dès le début.

• Très important : partager votre mission avec tous vos employés, les médias pour de plus grands événements, le public;
• Créer un site pour vos participants, fournisseurs, exposants pour partager votre regard vert et son caractère, votre mission et celle de l’hôtel. Vous pouvez y ajouter les informations sur l’inscription, les activités possibles à l’hôtel et dans les environs, une invitation au co-voiturage ou autre transport si organisé ou y mettre des liens pour les horaires d’autobus et de train etc.;
•  Au lieu d’envoyer des invitations par la poste, considérez l’utilisation de courriel;
• Calculer de façon précise le nombre d’exemplaires requis - meilleur pour votre budget, le transport, les envois et éviter le gaspillage;
• Recommander aux participants de n’imprimer que ce qui est nécessaire (ex. confirmation d’hôtel, itinéraire…);
• Sur place, communiquer avec vos participants (ex. : Combien de déchets vous avez créé la veille, combien de papier économisé etc.; ça va piquer la curiosité des individus.
  

• Avec un contrat de Takt-etik le CMSA va planter un arbre avec une plaque de votre groupe sur le site du CMSA;
• Proposition d’activités extérieures dans notre voisinage pour valoriser la nature;
• Plantation d’un arbre sur le terrain du CMSA, si forfait conclut avec la compagnie Takt-etik ou d’autres compagnies écoconseil.

• Réservations de chambre faites par l’organisateur – liste envoyée par courriel au lieu du fax;
• Possibilité pour les participants des groupes de faire leur réservation par courriel – contactez notre coordonnatrice;
• Sur place, les carte-clés sont réutilisables;
• Suggère une compagnie canadienne pour offrir des sacs ou d’autres cadeaux fabriqués au Canada;
• Le nom de votre congrès, les salles des réunions et les repas seront inscrits sur le babillard au hall d’entrée.

• Considérer des activités plein air dans le voisinage de l’hôtel – éviter du transport additionnel, valoriser la nature;
• Faire attention aux articles de promotion; favoriser des produits faits au Canada, produits avec un minimum de consommation d’énergie, d’eau, emballés au minimum ex. sac recyclé, tasse de café thermo fait en matériel recyclé, produits locaux;
• Lors de communication et promotion de votre événement faites attention au « greenwashing »; faire moins mais de façon méticuleuse, c’est mieux.

• Prévoir un pré enregistrement sur Internet, pour gagner du temps, du papier, des envois et de l’argent;
• Offrir l’information sur CD, clé USB et en ligne
• Prévoir seulement un minimum de programmes imprimés pour les participants; ils peuvent les consulter à l’inscription même;
• Offrir un sac en tissu (canadien) aux congressistes/participants au lieu de l’habituelle pochette en plastique;
• Demander à vos congressistes d’apporter des cartes d’affaire au lieu de préparer des collants ou noms en papier pour insérer dans les cocardes;
• Prévoir des bacs de récupération pour les cocardes pour votre prochain événement;
• Minimiser votre signalisation;
• Imprimer la signalisation sans date et sur du matériel recyclé ou/et recyclable ou en faire don à des écoles et organismes.
  

• Politique de gestion écoresponsable sur place;
• Dans chaque chambre, on trouve un bac de recyclage;
• Changement des serviettes et draps sur demande seulement;
• Chambres ne sont pas chauffé si hors service, système HVAC;
• Lumières fluorescentes sur place;
• Papier toilette/hygiénique fait de 100% de matière recyclée;
• Produits de nettoyage et détergent sont biodégradables;
• Draps, serviettes, couvertes, uniformes qui ne sont plus utilisés sont donner à un organisme de la Côte-de-Beaupré.

• Suggestion de transport en commun, autobus ou train.

• Fournisseur de l’audio visuel, AVW vont vous guider pour être capable de faire un événement écoresponsable;
• Informer les exposants du caractère écologique de l’événement;
• Informer les exposants de l’endroit du bac de recyclage;
• Notre fournisseur de kiosque exposant installe des kiosques réutilisables;
• Centre d’affaire disponible pour les clients.

• Informer vos congressistes du recyclage et du répertoire de services disponible dans chaque chambre avec l’information pertinente;
• Informer vos congressistes d’être conscients pendant leur visite :
• Fermer les lumières, radio, télé en quittant la chambre ;
• Éviter des bains - prendre une douche courte, fermer l’eau pendant le savonnage et pendant le brossage des dents;
• Changement des draps et serviette seulement si nécessaire.

• Partager votre information pour le transport en groupe : le train et autobus sont une bonne opportunité de faire du réseautage;
• Chercher des partenaires pour le transport (Via rail, Société de transport etc) pour avoir les meilleurs prix;
•  Participer à un programme de diminution de la production de gaz à effets de serre ex. www.planetair.ca et www.davidsuzuki.org

• Réutiliser, réduire et recycler les emballages;
• Demander aux exposants de limiter le nombre de brochures, objets de promotion et éviter les sacs en plastique à donner;
• Suggérer à vos fournisseurs de planifier des affiches réutilisables et imprimer sur du matériel recyclé et fait localement;
• Recycler les cocardes pour vos événements futurs, économisée de l’argent;
• Au lieu des tableaux à feuilles utiliser des tableaux blancs;
• Offrir un service IT, comme un port USB au lieu des photocopies.

Pendant la production :

• Favoriser l’achat d’aliments locaux, québécois et de saison;
• Achats en vrac, les gros formats sont préférés;
• Aliments décongelés quelques journées avant l’utilisation;
• À partir de juillet 2008, compostage des pelures, écailles d’œufs, etc.
• Sacs de poubelle faits du matériel recyclé;
• Entente avec banque alimentaire locale pour récupération et achat de surplus de production;
• Gérer de façon précise les quantités de nourriture nécessaires;
• À partir du 1er juin 2008, le savon à vaisselle utilisé sera un produit biodégradable;
• Repas végétarien disponible.

Pendant le service :

• Pichets d’eau au lieu des bouteilles;
• Sucre, crème, lait, beurre en vrac (pause café, banquet et Bistro)
• Utilisation de vaisselle lavable (assiettes, verres, ustensiles);
• Verres, assiettes biodégradables pour les activités de plein air;
• Bac de recyclage disponible dans chaque salle et espace public;
• 2 menus seulement, imprimés par table pour les repas groupe;
• Serviette en papier utilisés seulement pour les pauses café.

Après la visite : 

• La coordonnatrice de votre événement  vous transmettra le questionnaire, veuillez prendre du temps pour partager vos commentaires  et suggestions.

Pour la production :

• Considérer notre menu et suggestions de pause café avec des aliments de la Côte-de-Beaupré, notre coordonnatrice peut vous aider;
• Considérer des menus biologiques (des frais supplémentaires peuvent être exigés);
• Faire le suivi pour avoir le nombre de participants le plus précis possible;
• Encourager les participants à visiter notre site de compostage.

Pendant le service :

• Encourager l’utilisation des pichets d’eau;
• Vérifier les nombres pour les repas 72 heures à l’avance;
• Encourager les participants à recycler;
• Considérer l’affichage des menus et du programme, photocopies  remises seulement sur demande.

Après la visite :

• Communiquer votre sondage pour les participants après événement par courriel, intranet ou sur votre site web;
• Partager votre évaluation de l’événement avec vos participants et les améliorations potentielles pour les événements futurs.